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環保檔案標準化規范化管理的措施

發布時間:2016-03-01 17:18所屬分類:城市管理瀏覽:1加入收藏

本篇檔案論文闡述了環保檔案管理工作的規范化和標準化的重要性和措施。環保檔案主要是由環保相關部門公文轉化而成,公文制發質量會對于檔案質量構

  本篇檔案論文闡述了環保檔案管理工作的規范化和標準化的重要性和措施。環保檔案主要是由環保相關部門公文轉化而成,公文制發質量會對于檔案質量構成嚴重的影響。因此,構建完善的環保檔案管理制度,提升環保檔案質量,注重環保檔案資料的信息化開發利用非常重要。

  推薦期刊:《檔案學研究》(雙月刊)是創辦于1987年的季刊,是中國檔案學會會刊,它的任務是促進檔案學研究,提高檔案科學技術水平,組織和協調群眾性檔案學術研究活動,培養和提高廣大會員和檔案工作者的研究能力和學術水平,進行國際檔案學術交流。本刊結合我國檔案事業的實際,開展學術研究,促進檔案資源的開發與利用,加強國際交流合作。

檔案學研究

  檔案管理工作在信息時代顯得尤為重要,特別是環保檔案管理工作的規范化和標準化是有效實現現代環保檔案管理模式的重要途徑。正是基于這個背景,本文重點分析了實現環保檔案管理工作的規范化和標準化的重要途徑,從而為促進環保檔案管理工作的規范和標準提供重要的理論支持。

  【關鍵詞】環保檔案管理?規范化?標準化

  一、引言

  環保檔案主要指的是人們在環境保護過程中所形成的歷史記錄,是國家和人民群眾的重要財產,同時也是重要的社會資源。黨的十八屆三中全會以來,環境保護受到了前所未有的重視,也是促進社會和諧和可持續發展的重要前提,而環保檔案管理工作對于促進環境保護和生態重建具有非常重要的作用。環保部門不僅僅是國家機關,同時又是一個重要的技術和服務部門,加強檔案管理工作,防范檔案資料損毀,維護檔案的完整性和準確性,對于服務環境保護工作極為關鍵,更是促進社會和諧、社會經濟可持續發展的重要工作。因此,本文重點分析了環保檔案管理工作的標準化和規范化途徑,以期為促進檔案管理工作水平的提升提供一定的參考。

  二、環保檔案管理標準化和規范化的主要途徑

  (一)完善環境保護相關公文制發

  從公文制發角度就要注重其規范化和標準化,從而為促進環保檔案管理的標準和規范打下堅實基礎。對此,需要從下面三個方面來完善:第一,公文用紙質量要高,幅面尺寸要統一規范,并符合國家標準。第二,制發公文必須要經過相關手續才能夠簽發,并且要符合審批權限,公文標題和內容格式都要符合標準。第三,公文字體要清晰,無論是草擬還是繕印,或是涉及到公文的批注和簽字等,都要使用不會褪色的墨水和紙張,從而有利于公文的長期保存。

  (二)實現文書處理的規范化和標準化

  雖然文書處理和檔案管理工作具有一定的獨立性,但是文書和檔案之間本身就具有緊密的聯系。文書是檔案的來源,檔案是文書的最終歸宿,所以,對文書工作進行細致化處理,就能為檔案管理標準化打下堅實基礎。如果檔案管理工作為文書工作服務時,能夠提出明確的規范和標準要求,那么檔案管理的標準化和規范化就能夠得到有效開展。因此,我們在實際工作過程中,要強化文書處理和檔案管理之間的有機統一,加強系統化思維意識,并樹立嚴格的文書處理的規范化和標準化要求,從而為現代檔案管理工作中的標準和規范打下基礎。

  (三)構建完善的環保檔案管理制度

  環保檔案管理工作標準化和規范化的開展和實施需要制度進行保障,因此,要從以下幾個方面來構建完善環境保護檔案管理制度:第一,要成立環保部門檔案管理領導機構和鑒定機構,進行雙規管理,鑒定小組負責對標準化和規范化工作進行監督,領導小組則對規范化和標準化管理工作進行推進。第二,要完善檔案管理的各項制度,實行責任制,并制定檔案管理工作的標準化和規范化標準以及具體的考核方法,從而有效促進檔案管理工作的有效統一。第三,要制定標準化和規范化要求,比如檔案的分類和編碼以及系統排架,還有檔案的歸檔時間和保管期限等,都需要進行嚴格設定,從而實現檔案管理工作的標準化和規范化。

  (四)完善立卷歸檔工作

  實現環保檔案管理工作的規范化和標準化,其目的就是要促進檔案管理工作價值的最大化,檔案資料的完整化和檢索的快捷化。因此,立卷歸檔工作的完善,還需從以下幾個方面來解決:

  第一,要準確把握文件立卷歸檔的實效性。當公文資料完成了相關階段的任務之后,才能夠給予立卷或者歸檔,如果這些文件還沒有完成相關的使命,就不能夠進行歸檔和立卷,否則,會造成檔案管理工作的混亂。

  第二,要明確立卷歸檔工作的重點內容,從而進行合理的立卷分工。立卷歸檔工作要堅持以自我為中心的原則,來明確立卷歸檔的重點和具體的分工工作,并在實際操作過程中需要對文件以及資料進行區別對待,特別是在內容以及形式或者作用等方面具有一定相似性的文件資料進行區分,出現了問題要具體分析,有效減少檔案資料的重復性和信息的冗余度,這樣才能夠有效提升檔案資料信息的利用率。

  第三,要維護檔案資料的完整性。在歸檔工作中要根據檔案資料內容進行區別對待,把握重點內容,分清檔案資料的主次關系,對檔案資料的歸檔要嚴格把關,對不能夠歸檔的文件要堅決給予制止,同時,對于那些可能散佚的文件要給予及時的補充和立卷歸檔。另外,在立卷歸檔過程中,要將同類且具有一定內在聯系的文件資料統一分類,保存在同一組別中,以促進同一檔案資料的完整性,特別是環保工作在時間上的延伸性和業務范圍的跨度性都較大,這樣才能夠有效提升檔案資料的利用價值。

  (五)提升環保檔案質量

  對于環保有關案卷資料的收集要注重其資料的正確性,這是影響檔案資料質量的關鍵要素,立卷方法及裝訂質量同樣也影響到檔案管理工作的標準化和規范化。因此,需要從以下幾個方面來進行完善:第一,要保持文件資料的正確性,對檔案資料進行篩選,防范虛假信息進入檔案庫。第二,要明確相關檔案資料的標題,并且這些標題要符合檢索便捷化原則,有助于使用人員檢索,標題和內容要具有緊密的聯系。第三,卷內排列要具有系統性,保管期限要明確,檔案資料的秘密等級設置要合理科學。第四,檔案卷皮書的撰寫要整潔,使用正楷字撰寫,案卷裝訂要符合標準,聲像資料明確歸類,且保持聲音和視頻的清晰度。第五,案卷裝訂要結實且美觀,裝訂前要消除卷內文件中的金屬物,同時對破損的文件進行及時的修訂,從而保持檔案資料的完整性和結實、整齊度。

  (六)注重環保檔案資料的信息化開發利用

  隨著信息技術的發展,檔案管理工作的信息化系統管理已經成為必然的趨勢。現代環保檔案管理工作的重點就是信息系統的使用,這也是環保檔案管理標準化和規范化的重要目的。那么,在信息化時代中,檔案信息的標準化和規范化就要符合信息系統的需求,注重代碼和內容的統一性,更加注重檔案資料信息的準確性和電子化。特別是紙質檔案公文轉化成電子檔案公文時,不僅僅要確保信息的完整性復制轉化,同時也要符合檔案信息化對標準化和規范化的需求。另外在信息化系統下,還要制定檔案資料的安全規范,特別是加密模式的選擇,同樣也是檔案信息規范化和標準化的重要方式。而在網絡環境下的檔案信息化管理,還需要注重檔案信息的安全性,通過構建完善的安全體系防范檔案資料的丟失和泄密,另外,對于檔案信息的下載和使用也需要通過身份鑒別以及口令和密鑰等形式來加強信息安全的管理,從而解決在信息化檔案管理中存在的安全隱患問題。最后關鍵的是要對信息化檔案數據庫進行有效的管理和及時的備份工作,防范因數據庫服務器的癱瘓引起的數據丟失問題,從而保障信息化系統下檔案資料的完整性。

  環保檔案管理工作的標準化和規范化已是大勢所趨,對此,檔案管理工作人員需要不斷增加自身綜合素質,分析信息時代下對檔案管理工作標準化和規范化的要求,從而實現傳統手工檔案管理模式向信息化檔案管理模式的無縫轉接。并且要努力認真學習信息時代下檔案管理的相關標準,提升信息安全意識,只有如此,才能夠有效提升環保檔案管理工作水平,為促進環保檔案管理工作的規范化和標準化打下堅實的基礎。


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