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檔案職稱論文發表檔案現代化管理與信息化建設

發布時間:2013-06-01 11:13所屬分類:城市管理瀏覽:1加入收藏

檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一,在構成整個社會的科學能力中占有重要地位,成為社會信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位

  檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一,在構成整個社會的科學能力中占有重要地位,成為社會信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義,對整個社會也有意義,不僅具有當前的、現實的意義,也具有長遠的、歷史的意義。本文發表在《北京檔案》上,文章探討了檔案現代化管理與信息化建設,是檔案職稱論文發表范文,供同行參考。

  摘要:項目檔案是項目建設、生產準備、機組調試及生產經營的重要依據,在工程建設和管理中起到了非常重要的作用,是工程建設的真實記錄和反映。完整、準確、系統的項目檔案對工程建設、生產經營、設備維護和改擴建起著非常重要的作用。中電投電力工程有限公司蕪湖項目部制定了一些具體的創新措施,嚴格落實有關法律規程制度,確保了工程檔案管理步入良性循環的軌道,在集團公司組織的檔案專項驗收中受到專家的一致好評。

  論文關鍵詞:檔案;管理創新;信息化

  一、工程檔案概念

  檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式,是把往復不斷的現象真實的記錄下來,成為人們進行反復觀察和研究歷史現象,準確尋找事物發展規律的可靠依據。

  在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄就是工程檔案。工程檔案管理是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、檢索、編研提供利用等活動的通稱;是一項政策性、機密性、專業性較強的工作,含準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。

  二、工程概況

  蕪湖電廠五期工程2008年12月31日以發改能源[2008]3704號文獲國家發改委核準,于2009年8月8日高標準開工建設,2010年12月24日,#1機組順利完成168小時滿負荷試運行,實現了“廠用電受電、鍋爐水壓、汽機扣缸、鍋爐點火、汽機沖轉、并網和168h滿負荷試運”等“七個一次成功”,提前跨年度投產發電,成為中電投集團公司裝機容量突破7000萬千瓦的標志性機組。蕪湖電廠五期工程由中國電力國際有限公司獨資建設。委托管理單位為中電投電力工程有限公司,主體設計單位為華東電力設計院,監理單位為長春國電監理公司,調試單位為安徽新力電業科技咨詢有限責任公司。#1至#5標段分別由安徽電建二公司、上海電建、東電煙塔、安徽電建一公司、安徽水利負責。鍋爐、汽機、發電機分別由北京巴布科克·威爾科克斯有限公司、東方汽輪機有限公司和東方電氣股份有限公司制造生產。

  三、工程檔案現代化創新管理

  1.落實項目檔案領導責任制,建立健全工程檔案管理組織和管理制度并監督有效運行

  (1)統籌部署,完善體系制度。蕪湖發電廠成立了由發電公司、工程公司蕪湖項目部、各主要參建單位領導組成的檔案管理領導小組。并按照統一領導、分級管理的原則,建立了由發電公司、工程公司蕪湖項目部、監理單位及參建單位檔案主管組成的檔案管理網絡。負責各職責范圍內檔案的收集、整理工作,并確保歸檔資料的完整性、真實性和準確性。蕪湖發電廠和工程公司蕪湖項目部以國家、行業有關檔案管理規定為依據,結合項目檔案的歸檔要求,以文件形式編制并聯合下發了《工程檔案管理實施細則》,規范了各參建單位的歸檔范圍及職責要求,明確了移交檔案的時間、數量和質量,對檔案資料的形成和流向進行了追蹤管理。

  (2)建立現場辦公制度。檔案管理人員要做到現場辦公,進行現場調查,參加技術例會,了解工程進展情況,做好詳細記錄,了解檔案形成情況和收集對象,有針對性地開展工作。對出現的問題,能夠及時查出參考性資料,協助解決問題。所以,要在主動做好對工程檔案業務指導、現場跟蹤服務、檔案接收工作的同時,對登記在冊的工程項目進行清查、摸底、分析研究,積極探索,特別是對一些影響大、意義深遠的工程,不但深入現場進行業務指導,而且還與各參建單位就工程的有關特殊事項進行現場勘查,了解工程的實際情況,在思想認識上達成一致,再制定檔案整編方案,做好項目檔案的示范樣本,現場指導、實地操作,及時解決疑難性問題,并做好該工程的跟蹤服務工作,創出了重點工程服務的新路子,得到各參建單位的好評。

  (3)建立資料歸檔會簽制度。工程檔案部門不僅要同計劃、財務、工程等部門形成驗收會簽制度,還應與相關部門形成考察培訓資料會簽制度,避免考察資料的流失,為工程項目日后使用提供方便。

  拓寬新領域,擴大收集范圍;對國家基建項目歸檔范圍所規定的合同、監理大綱、工作總結、月報、質量檢驗單等各類文件資料,檔案管理人員應當積極協同工程技術人員根據工程過程出現的新情況、新特點,及時擴大收集范圍,保證竣工檔案的完整性、連續性,反映工程運作全過程。

  2.穩定檔案管理人員,不斷提升檔案業務技能

  在工程建設期間,為提高大家的檔案意識和檔案管理知識水平,定期對各參建單位檔案人員開展檔案知識專業培訓。穩定檔案人員隊伍,保證檔案管理的延續性檔案工作連續性強,許多工作,特別是基礎業務和規章制度建設,需要檔案人員較長時間的學習,積累經驗,才能逐漸適應或逐步完善。另外,要建立健全必要的人員進出管理制度,促進檔案工作持續穩定發展。同時,要加強對現有檔案人員的繼續教育。工程公司采取“請進來指導、走出去學習”的方法,組織檔案人員通過調研、現場觀摩、培訓等方式提升自己的專業技能和業務水平。本項目參建單位較多,資料員的管理水平也參差不齊,針對這一情況,安工部與信息部門聯手進行基礎培訓,組織了七次PAP管理軟件培訓班;努力推行PAP管理軟件的全面運行。在項目建設過程中,曾多次邀請集團公司、中電建協、中電國際和工程公司的專家來到蕪湖項目進行培訓指導;分4次派出管理人員赴上海、北京、長沙等地參加培訓、學習,回來后及時組織參建單位宣貫、培訓用于施工過程中,從而更有效的確保歸檔文件材料的案卷質量。強化過程控制,梳理歸檔流程,嚴格把關審查歸檔文件,確保歸檔文件質量關為加強工程檔案的管理工作,蕪湖發電廠五期工程推行“合同管理制、建設監管制”,為工程檔案的超前控制創造了良好的外部環境。工程檔案管理人員從“立卷型”轉變為“管理型”,由原來的檔案人員集中收集檔案材料、統一整編變為分級管理,誰形成、誰負責收集整編。由于工程建設周期長,所有的招投標工作、簽訂合同、設備文件的到貨都是陸續完成的,為切實做到工程檔案管理工作的“三同步”。
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