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電力企業檔案管理探析

發布時間:2012-05-23 09:48所屬分類:電力瀏覽:1加入收藏

電力檔案是電力事業發展中的一項重要工作。電力檔案管理是電力管理工作的基礎和重要環節,對電力經濟發展具有重要影響。因此,本文主要分析了電力檔

  檔案作為企業的一項重要的基礎工作,其作用的大小,價值的體現和地位的高低是隨著現代企業制度的建立和對企業檔案認識的不斷深化而不斷提高。電力企業檔案管理的利用是電力企業管理工作的基礎和重要環節,是電力企業贏得市場競爭主動權的有力保證。 電力企業檔案是電力企業生產經營活動的原始記錄,它涉及范圍廣、門類多、信息量大,對生產經營至關重要。

  1電力企業檔案管理存在的問題

  1.1 歸檔不齊全,管理不規范由于一些電力職工對《檔案法》不甚了解,對電力檔案也不夠重視,存在重安全生產,輕管理的現象,所以電力檔案管理的檔案工作仍存在有法不依、有章不循管理不規范現象。近年來,在企業資產重組、單位轉制、項目招投標、質量體系認證、產權登記過戶等工作中產生了各種門類的新型帳外檔案資料,而檔案人員對新型檔案資料不了解以及收集的滯后性使這些檔案在收集過程中容易遺漏,從而導致檔案資料收集不完整。

  1.2 檔案管理人員素質不高由于大部分檔案員不是檔案專業畢業的,對檔案管理比較陌生,部分檔案員由于年齡大或身體欠佳由其他部門照顧到檔案部門,致使造成知識結構不合理,年齡結構也趨于老化。 當前,電力部門實行垂直管理,工作環境較以前都已有很大的改變,在舒適的環境里工作,圖安逸,因循守舊、不思進取現象較為普遍。

  1.3 信息化建設落后信息化是檔案工作的發展方向,也是提升檔案工作水平的有效途徑。由于種種原因造成電力工程檔案計算機管理還處于相對落后的水平,軟硬件設備亟待更新,與現代化電力企業的發展很不協調,工程人員不能在現場調閱工程檔案圖紙,不能跟上現代化電力企業的管理的步伐。在項目建設、管理中形成的電子文件和電子檔案的管理工作中,沒有將電子文件的收集、整理、歸檔、移交納入建設項目檔案工作制度,沒有在合同中明確,監理、施工單位要特別注意這個問題。

  1.4 檔案意識不強。在電力企業的生產經營過程中,一部分企業對檔案工作的重視程度不夠,“重經營、輕檔案”的意識還很強,認識不到檔案工作在電力企業管理中的重要性和必要性。 應該打破“輕檔案”的傳統思維模式,將檔案工作完成情況與全員績效考核掛鉤,從而強化全員的歸檔意識和責任意識, 確保公司在生產經營和管理活動中形成的,對企業具有保存價值的各種形式的文件材料及實物及時歸檔。

  1.5 檔案工作硬件投入不足。隨著電力企業生產經營步伐的加快,原有檔案用房過于狹小,檔案管理設備陳舊,已不符合檔案保管的標準,檔案管理中存在安全隱患。 硬件設施是檔案工作的重要基礎。 從總體情況看,普遍存在投入不足、檔案管理的硬件建設嚴重滯后等問題,硬件建設已成為制約檔案事業發展的瓶頸。檔案綜合管理的要求無法實現,成為空中樓閣。 由于重視不夠,不能達到檔案管理的要求,仍然使用非標準檔案柜,大多數檔案庫房缺少防高溫、防潮濕、防蟲措施,不少未按要求安裝防盜設施。檔案室專用微機、打印機、刻錄機幾乎未能完全到位,從而導致檔案管理系統、檔案數據庫的建立,勢必影響了檔案工作的正常開展,也嚴重制約了檔案的信息化建設。

  2加強電力檔案部門管理的新對策

  2.1 嚴格規范電力檔案管理制度與標準

  電力檔案應當嚴格按照《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》、《歸檔文件整理規則》、《科學技術檔案卷構成的一般要求》、《電力科技檔案管理手冊》、國家檔案局《建設項目(工程)檔案驗收辦法》、《基本建設檔案資料管理暫行規定》等整理電力檔案資料,歸檔文件應齊全完整、準確、科學、系統,力爭全面反映電力工程的主要工作情況,案卷質量達到國家標準。在輸機建庫時必須統一著錄規則并加備注說明。

  2.2 提高檔案工作者的業務素質

  檔案工作是一項專業性很強的企業基礎工作, 檔案人員政治、業務素質的提高,是保證檔案工作順利進行的根本保障,也是檔案管理水平得以提高的重要條件。所以檔案人員應具有較高的、相應的專業知識,即不僅學習掌握檔案學理論知識,還要熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術。 對電力企業的檔案工作人員,企業應該經常把他們送出去培訓專業知識,同時也培訓相關的計算機以及企業管理知識,讓他們既懂檔案業務知識,又知道企業管理知識,更明白如何運用計算機去管理檔案。當然,電力企業檔案工作者也應主動努力提高自身的業務素質和休養,積極主動去學習專業知識。 同時也要利用業余時間去學習相關的專業知識,譬如:電力系統專業知識、文史知識、社會學、情報學、傳播學、計算機基礎知識及現代化設備的操作技術等,完善自己的知識結構體系,切實提高自身的整體素質和綜合能力,做到電力企業檔案分類,歸檔準確,規范、標準,同時對于檔案信息的開發和編研起到促進和推波助瀾的作用。

  2.3 配備必要的檔案設備設施

  檔案改革的軟件具備了,它的硬件一樣是必不可少的條件,那就是檔案的基礎設施。 檔案現代化管理體制自然要配以現代化的設施。現代社會是網絡信息化的時代,人們都借助網絡信息了解事物和解決問題。檔案管理工作也就必然要借助網絡向人們傳遞它的訊息,提供它的利用價值。 從而原始的傳統的人工的檔案工作方式、方法已經限制了檔案工作的發展,使檔案工作變得死氣沉沉,嚴重阻礙了電力企業的向前發展。取而代之的是計算機技術在檔案管理工作中地廣泛運用。 因而企業就要為檔案工作開發或購買必要的檔案管理軟件,改造或新建檔案庫房,將鐵柜換成現代化的密集架,購置現代化管理所需的計算機、復印機、服務器、掃描儀、光盤刻錄機、數碼相機和數碼攝像機、光盤庫等。

  2.4 加強檔案的信息開發利用,為企業發展決策提供可靠依據。

  電力企業檔案管理的目的就是開發利用檔案信息資源,為企業經濟建設服務。 企業檔案工作的服務由過去的封閉型轉換為開放型,改變了以往重視管理,忽視開發利用工作的弊端。增強了信息的開發意識,積極開發檔案信息資源,真正體現檔案的實際價值,為企業發展和建設提供及時、準確、系統、全面的服務。 企業檔案打破傳統服務方式,更新觀念、轉變作風、主動出擊,把握市場動態、預測企業要求,了解捕捉市場經濟和企業所需的檔案,從而主動地、有針對性地做好服務工作。企業檔案部門要及時了解企業各階段中心工作和重點工作開展情況,擴大充實檔案資料的信息量,為企業發展決策提供可靠依據,以增加企業的經濟效益。

  2.5 規范電子文檔歸檔,提高檔案信息的實效性

  數字化技術的應用和普及,推動了檔案工作的數字化建設,為檔案信息管理注入了新的活力,對歷史數據更能從文、圖、影、像等多方面更形象地展現出來,所以對電子文檔的前期收集工作就顯得相當重要。在工程建設過程中,施工單位對紙質檔案要按照規定統一載體、統一格式,在歸檔的同時,也需將電子文檔歸檔,才能提高檔案信息的實效性和檢索的便捷性,實現在企業各部門之間實現資源共享,對檔案編研工作也起到整合作用。一份真實、完整的工程檔案是一個電力建設工程全過程的反映, 而工程檔案的收集工作是一項基礎性的工作,必須從一點一滴做起,以求真務實的工作作風,加強電力企業建設工程檔案管理工作,有效利用好檔案資源。

  總之,電力檔案管理人員,一定要更新觀念,提高自身素質,以適應 21 世紀的時代的要求來武裝自己,樹立與時俱進、勇于探索、積極創新的時代理念;全面加強對電力檔案的收集、整理、保護、開發與利用,不但要為電力事業的今后發展留下寶貴的檔案資料,還要不斷提高信息化管理水平和檔案的編研能力,提供多渠道、全方位、高效率的優質服務,為電力事業的發展做出應有的貢獻。


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