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科研院所設備檔案管理及利用的幾點思考

發布時間:2019-04-18 11:35所屬分類:職業教育瀏覽:1加入收藏

摘 要 我們正處在信息高速傳遞的時代,檔案工作已經日益成為各項工作的基礎和支撐,而科研院所中檔案信息資源的開發利用程度更是直接或間接的影響

  摘 要 我們正處在信息高速傳遞的時代,檔案工作已經日益成為各項工作的基礎和支撐,而科研院所中檔案信息資源的開發利用程度更是直接或間接的影響著項目的申報、預算與執行、驗收等,對科研經費的申請、規范使用及管理具有重要的意義。文章通過對科研院所設備檔案管理及信息資源的開發利用工作過程進行總結,提出設備檔案信息資源開發利用中的重點及潛在效益,從而推動科研院所檔案信息資源開發利用工作結構的優化,提高質量。

  關鍵詞 檔案信息資源開發利用 設備檔案 科研經費 電子化 服務

檔案職稱論文

  檔案信息資源開發利用是指檔案館(室)根據特定利用者的需求或社會需求,將館(室)藏的靜態檔案信息通過查找、篩選、加工、編輯等手段變為動態信息,通過一定渠道傳播給利用者并被利用者接受的過程。其基本方式有檔案借閱、檔案復制、檔案證明、檔案咨詢、檔案開放、檔案公布、檔案編研、檔案展覽八種方式。

  一、樹立以科研服務為中心的檔案工作定位

  近年來我國科研經費投入持續增長,據國家統計局發布的2016年全國科技經費數據[1]顯示,全國共投入研究與試驗發展(R&D)經費15676.7億元,比2015年增長了10.6%,占國內生產總值①的2.11%,按研究與試驗發展(R&D)人員(全時工作量)計算的人均經費為40.4萬元,比2015年增長了6.68%,其中應用研究②和試驗發展③經費所占比重分別為10.3%和84.5%,增長速度為5.4%和11.1%。中國科學院作為我國建設國家創新體系構想的創建者及科研創新的推動者,作為中國科研的領航者,其更是承擔著中國科研發展的重擔,科研經費的申請及管理是科研院所各項工作的核心。同時,科研院所的設備購置經費80%來源于項目經費,因此在經濟審計、結題驗收等階段設備檔案的驗收成為了驗收的主體,需要一套完整的設備檔案為后盾。樹立以科研服務為中心的定位,不僅奠定了檔案工作的主體地位,更為檔案立卷工作提供了便利,從文件的產生到檔案的立卷,能形成一套真實、完整的檔案資料,極大限度的為重要設備在使用年限較久或人員更替后需借閱資料的情況提供了保障。

  以此,建立的設備檔案信息資源,能有效地達到為科研經費的規范管理及優化使用提供幫助的目的。

  二、建立電子共享為主、紙質立卷為輔的設備檔案管理系統

  目前大部分科研院所的設備檔案還未進行電子化,紙質載體的設備檔案占絕大多數。隨著感光技術、磁記錄技術,特別是電子信息的發展,越來越多的社會活動采用新型載體和記錄方式,紙質為載體的檔案受到了極大的沖擊。對于以感光、磁性材料等為載體的新型檔案而言,紙質檔案在真實、安全、直觀性、較強的憑證效力和法律效力等方面有新型檔案不可替代的優點[2]20。但紙質檔案在存儲中需要大量的空間、質量容易受到儲存環境的影響、不易于遠距離大批量的共享等缺點,造就了紙質檔案目前尷尬的境遇。

  以中科院的設備檔案為例,其設備檔案主要有設備的預算申請及批復、固定資產采購計劃表、調研記錄、溝通磋商記錄、設備分析會紀要、招標文件、投標文件、中標通知書、評標報告、合同、技術協議、驗收憑證、結算資料、記賬憑證、說明書等材料。在科研院所中,設備檔案信息資源的借閱中,以查詢其溝通記錄、合同商務條款及技術參數的借閱記錄為主。對于該部分的借閱查詢時,紙質檔案就不具備新型載體檔案的快速檢索、查閱及共享性。同樣,在采購信息的查詢記錄中,合同商務條款及技術資料咨詢量占總咨詢量的90%以上,在每年近千份份的合同中,若每次單純依靠紙質合同的查詢,則極大地降低了查詢效率,不能及時有效地為科研項目建設和驗收提供保障。

  因此,設備檔案信息的電子化是科研院所檔案工作的重點,通過檔案信息資源的開發不僅能實現檔案信息資源的快速檢索及共享利用,還能實現提升檔案信息的價值。同時,借助檔案建設,建立文件共享高速網絡,對重要設備的資料進行電子化,建立電子共享為主,紙質立卷為輔的設備檔案管理系統,可以不斷提高設備信息的檢索效率,提高信息查全率,提升資料共享率,提升檔案工作價值。

  三、通過檔案信息資源建設,強化設備購置監管,規范經費使用

  利用建立的檔案信息共享高速網絡,在新申請購置的設備審批時,可以及時有效地查詢相似設備的購置價格、供應商、配置及技術參數等信息,同時,依托中科院推行的儀器設備開放共享制度,對通用的測試設備在申請購置階段就進行嚴格把關,做到有效控制通用測試設備的配比,提高共享測試設備的使用率,節約科研經費,降低設備的運行成本,減輕科研基礎設備的購置壓力,提升尖端設備的購置能力,間接提高科研經費的有效使用率,規范科研經費的使用,做到科研經費的有效管理。

  四、及時研讀政策,發揮長處,彌補經費不足“短板”

  對著國家科研經費投入比例的增加,每年對于重要行業及重點研究方向的設備的補貼也會隨著經費投入的情況而出現一定的變動。及時研讀政策,跟蹤政策動態,變動時可以迅速響應,如國產設備的退稅[3]、進口設備的貼息[4]等,對于科研院所而言,該部分政策的補貼,可以一定程度上緩解運行經費的緊張壓力。

  已建立的設備檔案電子文件共享網絡可以實現采購合同的快速精準查出及提供,在涉及的部門多、要求高、手續繁瑣,且對申報單位提供的資料具有較高的要求的國產設備退稅工作中及在短時間需提供大量設備的采購合同、技術資料、免稅表及報關單的進口設備貼息項目申報中,可以提供穩定的保障。

  科研經費是科技創新的基礎,通過檔案信息資源的開發與利用,不斷促進科研經費的有效使用率及通過爭取政策性的補助,為資源的合理配置及優化提供良好的助力,更好的增強科研院所的核心競爭力,以此推動科研工作的不斷發展。

  注釋

  ①統計占比的2016年國內生產總值為國家統計局初步核算數據。

  ②應用研究指為了確定基礎研究成果可能的用途,或是為達到預定的目標探索應采取的新方法(原理性)或新途徑而進行的創造性研究。應用研究主要針對某一特定的目的或目標。

  ③試驗發展指利用從基礎研究、應用研究和實際經驗所獲得的現有知識,為產生新的產品、材料和裝置,建立新的工藝、系統和服務,以及對已產生和建立的上述各項作實質性的改進而進行的系統性工作。

  參考文獻

  [1]國家統計局.2016年全國科技經費投入統計公報[EB].2017-10-10.

  [2]葛麗陽.淺談紙質檔案管理中的優缺點[J].檔案學研究,2012(7):20.

  [3]研發機構采購國產設備增值稅退稅管理辦法[Z].國家稅務總局公告,2017年第5號.

  [4]進口貼息資金管理辦法[Z].財政部 商務部,2014年第36號.

  推薦閱讀:《檔案記憶》(月刊)(原:湖北檔案),創刊于1986年,由湖北省檔案局(館)主管主辦。1986年下半年改名《湖北檔案》,2016年2月更名為《檔案記憶》。雜志是一份開發檔案信息資源,走進大眾日常生活的文化月刊。


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